File quản lý khách hàng bằng Excel là một trong những công cụ phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp hiện nay. Vậy file quản lý khách hàng bằng Excel có những ưu, nhược điểm gì? Làm thế nào để quản lý khách hàng bằng Excel một cách chuyên nghiệp?
Nội dung
Ưu điểm và nhược điểm của quản lý khách hàng bằng file excel
Excel vẫn là một trong những công cụ đắc lực của doanh nghiệp để quản lý dữ liệu, data của khách hàng. Mặc dù là công cụ phổ biến nhưng file quản lý khách hàng bằng Excel vẫn có một số ưu, nhược điểm nhất định. Vậy ưu, nhược điểm của file quản lý khách hàng bằng Excel là gì?Nhìn chung, quản lý khách hàng bằng file Excel có những ưu và nhược điểm như sau:
Ưu điểm
Tiết kiệm chi phí
- Ưu điểm đầu tiên là việc sử dụng Excel để lưu trữ thông tin khách hàng thì hoàn toàn miễn phí. Doanh nghiệp sẽ không mất bất cứ chi phí cài đặt hay sử dụng nào khi sử dụng Excel, chỉ việc cài đặt nó trong máy tính và sử dụng không giới hạn.
- Một số máy tính được cài đặt sẵn Word và Excel dưới dạng phần mềm đi kèm, vì vậy Doanh nghiệp không cần phải xây dựng hệ thống hoặc phần mềm quản lý khách hàng mới.
Dễ dàng sử dụng, chỉnh sửa
- Dễ dàng sử dụng chính là một trong những ưu điểm lớn của file quản lý khách hàng bằng Excel. Với Excel, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thêm hoặc bớt bất cứ trường thông tin nào hay sửa dữ liệu nào đó một cách rất dễ dàng. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng các công thức hàm Excel để chỉnh sửa, cập nhật thông tin.
Nhược điểm
Bên cạnh ưu điểm thì file quản lý khách hàng bằng Excel còn có những đặc điểm như sau:
Dữ liệu không được bảo mật
- Nhược điểm đầu tiên của quản lý khách hàng bằng Excel là khó bảo mật được dữ liệu cũng như ai cũng có thể chỉnh sửa được. Nếu doanh nghiệp không cài đặt mật khẩu khi sử dụng file hoặc chọn chế độ hạn chế quyền chỉnh sửa danh sách… dữ liệu sẽ có nguy cơ bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng thay đổi.
Nhập dữ liệu thủ công
Ngoài thời gian dành cho các hoạt động bán hàng thực tế, nếu sử dụng Excel để quản lý các dữ liệu của khách hàng, nhân viên kinh doanh thường phải dành nhiều thời gian cho việc tổng hợp các văn bản, tài liệu, thông tin; lập các báo cáo…
Mất thời gian tra cứu dữ liệu khách hàng
Trong rất nhiều file quản lý khách hàng bằng Excel, việc tìm kiếm thông tin của một khách hàng cụ thể nào đó là điều dường như khó khả thi và tiêu tốn nhiều thời gian.
Chưa kể đến việc khách hàng đó đã bị “lỡ tay” xóa mất hoặc nhân viên kinh doanh quên lưu vào danh sách thì dù doanh nghiệp cũng sẽ gặp nhiều khó khăn để khôi phục lại thông tin.
File quản lý khách hàng bằng Excel chuyên nghiệp cần thông tin gì?
Để một file quản lý khách hàng bằng Excel có thể trở nên chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng file Excel của doanh nghiệp bao gồm đầy đủ thông tin sau:
Thông tin liên hệ của khách hàng
Các thông tin cần có của khách hàng bao gồm: tên, tuổi, email, số điện thoại hay các thông tin về công ty của khách hàng như tên công ty, địa chỉ công ty,…
Với những thông tin liên hệ này, nhân viên kinh doanh có thể xây dựng nhiều phương án tiếp cận khách hàng như gọi điện, nhắn tin Zalo hay gửi email để giới thiệu và quảng cáo sản phẩm.
Giai đoạn mà nhân viên kinh doanh đang làm việc với khách hàng
Một thông tin quan trọng khác của file quản lý khách hàng bằng Excel là giai đoạn mà nhân viên kinh doanh đang làm việc với khách hàng. Thông tin này do nhân viên kinh doanh cung cấp để nhà quản lý có thể nắm bắt được tình hình của đội ngũ nhân viên kinh doanh mà mình phụ trách.
Ví dụ những thông tin về giai đoạn làm việc với khách hàng có thể được kể đến như: Đã liên hệ, đúng chân dung và đang tư vấn, đã gửi thông tin sản phẩm,… Bên cạnh đó thì nhân viên kinh doanh cũng dễ dàng nắm bắt được tiến độ công việc của mình đối với mỗi khách hàng cụ thể.
Giai đoạn cơ hội
Giai đoạn của cơ hội cũng là thông tin quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý khi quản lý khách hàng bằng file Excel.
Khi theo dõi giai đoạn cơ hội, doanh nghiệp sẽ có thể theo dõi tiến trình phát triển của mỗi cơ hội (khách hàng tiềm năng) một cách trực quan nhất để nắm bắt được tình hình của từng cơ hội. Từ đó, nhà quản lý và nhân viên kinh doanh sẽ có được chiến lược phù hợp, ưu tiên những cơ hội có tỷ lệ chốt cao hơn.
Thông tin doanh thu, số lượng khách hàng, số lượng cơ hội và tình trạng cơ hội
Việc thống kê doanh thu, số lượng khách hàng, số lượng cơ hội, tình hình chuyển giao cơ hội một cách trực quan qua biểu đồ ở một mẫu file Excel sẽ giúp các nhà quản lý nắm bắt một cách tổng quan về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó kịp thời điều chỉnh kế hoạch, chiến thuật kinh doanh.
Tổng hợp các file quản lý khách hàng bằng Excel
Để có thể xây dựng được file quản lý khách hàng bằng Excel chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần tham khảo các mẫu file Excel sử dụng để quản lý khách hàng hiệu quả để từ đó tạo nên một file quản lý cho riêng phòng ban, bộ phận cụ thể.
Download file quản lý khách hàng bằng Excel tại đây
Giải pháp quản lý khách hàng hiệu quả với phần mềm MISA AMIS CRM
Như đã đề cập ở phần 1 về ưu điểm và nhược điểm của việc sử dụng file Excel để quản lý khách hàng, ngoài những ưu điểm thì khi quản lý khách hàng bằng file Excel, doanh nghiệp cũng gặp phải những vấn đề như không bảo mật được thông tin, tốn thời gian nhập thông tin thủ công,…
Vậy để giúp doanh nghiệp giải quyết được những vấn đề trên thì phần mềm CRM đã ra đời & trở thành công cụ đắc lực của doanh nghiệp trong việc quản lý dữ liệu & quản lý các mối quan hệ với khách hàng.
Một trong những phần mềm quản lý khách hàng được tin dùng nhất hiện nay là phần mềm MISA AMIS CRM – Phần mềm được phát triển bởi Công ty cổ phần MISA. Với những đặc điểm nổi bật dưới đây, MISA AMIS CRM đã trở thành công cụ đắc lực của nhiều doanh nghiệp:
- Theo dõi tiến trình phát triển cơ hội theo từng giai đoạn: Xây dựng quy trình và theo dõi tiến trình phát triển của mỗi cơ hội một cách trực quan giúp doanh nghiệp am hiểu tình hình của từng cơ hội, qua đó có chiến lược bán hàng phù hợp và tối đa tỷ lệ chiến thắng.Tự động hóa các quy trình làm việc bao gồm: tự động hóa các hoạt động marketing, tự động hóa quy trình bán hàng và tự động hóa chăm sóc khách hàng
- Tổ chức và chia sẻ dữ liệu tốt hơn: Nhờ khả năng phân quyền xem/ sửa/ xóa thông tin khách hàng cũng như lưu trữ và trao đổi thông tin các phòng ban trong doanh nghiệp.
- Đồng bộ hóa dữ liệu giữa phòng kinh doanh và kế toán: Nhờ liên kết dữ liệu khách hàng, hàng hóa, chính sách giá, báo giá, đơn hàng, hóa đơn với AMIS kế toánNhờ xử lý dữ liệu thông minh, MISA AMIS CRM cho ra nhiều báo cáo khách hàng giúp Doanh nghiệp tối ưu cơ hội chuyển đổi.
Tổng kết
File quản lý khách hàng bằng Excel là một trong những công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dữ liệu, nắm bắt các đối tượng khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả. Việc sử dụng công cụ này có những ưu điểm và nhược điểm riêng biệt. Hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp sẽ lựa chọn được phần mềm & công cụ phù hợp để quản lý mối quan hệ với khách hàng hiệu quả.