Hồ sơ xin việc là hành trang quan trọng để các ứng viên có được công việc mong muốn. Vậy làm sao để nhà tuyển dụng ấn tượng và lựa chọn hồ sơ của bạn? Hãy cùng xem ngay hướng dẫn viết hồ sơ xin việc trong bài viết này nhé!
1. Hồ sơ xin việc quan trọng như thế nào?
Hồ sơ xin việc là tập hợp các tài liệu, thông tin cá nhân của ứng viên xin việc. Trong đó có đầy đủ lý lịch, trình độ chuyên môn, trình độ văn hóa, bằng cấp, kinh nghiệm… mà người tuyển dụng muốn biết về người xin việc.
Đối với các ứng viên đang tìm kiếm việc làm thì đây một trong những hành trang không thể thiếu để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Đối với nhà tuyển dụng, đây là cơ sở để họ có những hiểu biết và đánh giá ban đầu về những ứng viên của mình rồi từ đó đưa ra quyết định có trao cơ hội việc làm cho ứng viên hay không.
Ngoài ra, thông qua hồ sơ xin việc của ứng viên, nhà tuyển dụng có thể thuận tiện và dễ dàng hơn trong quá trình sàng lọc, tìm ra những gương mặt tiềm năng đáp ứng những điều kiện công ty yêu cầu.
2. Hồ sơ xin việc có những gì?
Bộ hồ sơ xin việc đầy đủ nhất sẽ bao gồm các mẫu giấy tờ có sẵn và các giấy tờ kèm theo như:
– Sơ yếu lý lịch tự thuật
– Đơn xin việc
– CV xin việc
– Thư xin việc
– Giấy khám sức khỏe
– Các bằng cấp liên quan: Bằng đại học, Bằng THPT, chứng chỉ ngoại ngữ, chứng chỉ tin học, văn bằng liên quan tới yêu cầu công việc…
– Các giấy tờ cá nhân: CMND, sổ hộ khẩu, giấy khai sinh…
3. Hướng dẫn viết hồ sơ xin việc cho mọi đối tượng
Trong hồ sơ xin việc có khá nhiều các loại giấy tờ khác nhau cần điền thông tin. Nếu bạn đã nhiều lần xin việc thì sẽ có kinh nghiệm để kê khai các thông tin này một cách dễ dàng. Tuy nhiên, nếu lần đầu làm hồ sơ xin việc sẽ không khỏi bỡ ngỡ và không biết cách làm như thế nào để điền thông tin đúng chuẩn. Sau đây là hướng dẫn viết hồ sơ xin việc một cách đầy đủ nhất:
3.1 Hướng dẫn viết hồ sơ xin việc – phần bìa hồ sơ
Nhiều người thường ít quan tâm tới cách trình bày ở bìa hồ sơ xin việc. Nhưng đây là thông tin đầu tiên “đập” vào mắt nhà tuyển dụng nên bạn không nên làm qua loa.
Bìa hồ sơ chính là phần để đựng các loại giấy tờ trong hồ sơ xin việc của bạn. Đó sẽ là nơi tóm tắt các thông tin ban đầu về các giấy tờ bên trong.
Hướng dẫn viết hồ sơ xin việc phần bìa hồ sơ gồm:
- Tên hồ sơ: Bạn có thể ghi tên vị trí ứng tuyển như: Nhân viên bán hàng; Nhân viên kinh doanh… Việc ghi rõ vị trí ứng tuyển sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng phân loại hồ sơ của bạn và gây ấn tượng tốt với họ.
- Họ và tên: Viết đầy đủ họ tên bằng chữ in hoa
- Năm sinh: Ghi ngày tháng năm sinh theo CMTND
- Địa chỉ: Viết địa chỉ cư trú hiện tại
- Số điện thoại: Ghi số điện thoại bạn đang dùng
- Phần hồ sơ gồm có: Phần bìa hồ sơ thường in sẵn danh mục các giấy tờ có sẵn, bạn chỉ cần tích vào đó. Ngoài ra, nếu hồ sơ có thể giấy tờ khác bạn có thể ghi thêm.
Bạn nên nhớ rằng bìa hồ sơ ứng tuyển chính là đại diện cho bộ mặt của bạn. Vì vậy nên hãy chuẩn bị thật sạch đẹp, gọn gàng, chỉnh chu. Các thông tin được viết chính xác, rõ ràng, tránh tẩy xóa nhem nhuốc khiến bìa hồ sơ trở nên mất mĩ quan nhé!
3.2 Hướng dẫn cách viết hồ sơ xin việc mục sơ yếu lý lịch
Sơ yếu lý lịch là phần bắt buộc trong một bộ hồ sơ xin việc. Đó là tờ khai các thông tin các nhân, nhân thân, tóm tắt quá trình công tác…
Nội dung cần đảm bảo trong bất kì bản sơ yếu lý lịch tự thuật xin việc nào gồm:
- Ảnh thẻ cá nhân: Kích thước 4×6 chụp trong vòng 6 tháng gần nhất
- Họ tên: Viết đầy đủ họ tên bằng chữ in hoa.
- Giới tính: Ghi Nam hoặc Nữ.
- Năm sinh: Ngày tháng năm sinh theo CMTND.
- Nơi đăng ký hộ khẩu trường trú: Điền địa chỉ đầy đủ theo CMND
- Nguyên quán: Địa chỉ quê quán theo bố mẹ hoặc người nuôi dưỡng từ nhỏ.
- Chứng minh thư: Điền số CMT, ngày cấp, nơi cấp theo CMT của bạn.
- Khi cần báo tin cho ai?ở đâu?: Điền thông tin người thân gồm tên, địa chỉ, số điện thoại.
- Dân tộc: Bạn là người dân tộc nào thì điền tên dân tộc đó, ví dụ: Kinh, Tày, Nùng…
- Tôn giáo: Bạn theo đạo nào thì điền đạo đó, nếu không theo đạo thì ghi Không.
- Thành phần gia đình sau cải cách ruộng đất: Điền các thông tin như: bần nông, cố nông, địa chủ, trí thức…
- Thành phần bản thân hiện nay: Điền thông tin như: Nhân viên, Công chức, Học sinh, Sinh viên…
- Trình độ văn hóa: Điền theo bằng cấp như: THPT; Đại học; Cao đẳng…
- Ngày vào Đảng cộng sản Việt Nam/ Ngày vào Đoàn TNCS HCM: điền ngày tháng kết nạp và nơi được kết nạp.
- Nghề nghiệp: Ghi nghề nghiệp hiện tại như: Chuyên viên kinh doanh, nhân viên văn phòng…
- Hoàn cảnh gia đình: Bạn cần khai rõ họ tên của cha mẹ mình, những người có công sinh thành và dưỡng dục bạn. Nếu gia đình bạn có anh/chị/em cũng nên viết về họ. Những nội dung cần viết về những thành viên trong gia đình bạn là: tên, năm sinh, công việc.
- Quá trình hoạt động của bản thân: Đây chính là mục để bạn trình bày về quá khứ bản thân mình từ thiếu niên cho đến khi trưởng thành hiện tại. Nếu trong quá khứ bạn từng tham gia các hoạt động có liên quan đến công việc bạn ứng tuyển hãy mạnh dạn ghi đầy đủ nhé.
Ngoài những phần mục nội dung quan trọng như trên những nội dung còn lại bạn chỉ cần điền ngắn gọn, đầy đủ là được. Tuy nhiên, không nên bỏ trống bất kì một mục nào, điều này sẽ khiến bản sơ yếu lý lịch của bạn trở nên không cân đối, không đẹp mắt.
3.3 Hướng dẫn cách viết hồ sơ xin việc phần Thư xin việc
Hiện nay nhà tuyển dụng không còn quá coi trọng Đơn xin việc có sẵn trong bộ hồ sơ nữa mà bắt đầu chú ý đến nội dung thư xin việc.
Thư xin việc thể hiện sự hiểu biết về doanh nghiệp, khả năng, kiến thức và kinh nghiệm của bản thân, bày tỏ mong muốn có được vị trí công việc này, thuyết phục nhà tuyển dụng trao cơ hội gặp mặt, phỏng vấn.
Thư xin việc lại được viết dưới dạng mang giọng điệu riêng và thể hiện cá tính của mỗi ứng viên nhằm chinh phục nhà tuyển dụng. Với nội dung Thư xin việc, cần viết ngắn gọn khoảng 1/2 trang giấy A4.
Cách viết Thư xin việc như sau:
- Phần tiêu ngữ: Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam…
- Tiêu đề đơn xin việc: ĐƠN XIN VIỆC
- Kính gửi: Tên trưởng phòng nhân sự – Công ty ABC… Hoặc tên công ty ABC
- Giới thiệu: Bạn thấy công việc tuyển dụng ở đâu – trình bày tóm tắt các vấn đề liên quan đến bản thân, ưu điểm cũng như những giá trị mà bạn có thể đem đến cho công ty hoặc vị trí tuyển dụng.
- Nội dung chính: Trình bày kinh nghiệm việc làm trước đây của bạn, cố gắng nhấn mạnh những điểm liên quan với công việc đang ứng tuyển – Nêu những kỹ năng mà bản thân có được, hãy giải thích cho nhà tuyển dụng thấy được bạn là ứng viên phù hợp với công việc, bên cạnh đó cũng cần liệt kê thành tích nổi trội nhất đã đạt được.
- Phần kết: thể hiện bản thân mong muốn cống hiến cho công việc cùng lời cảm ơn sâu sắc.
- Lời cảm ơn
- Chữ ký của người viết đơn.
3.4 Hướng dẫn viết hồ sơ xin việc – Cách viết CV
CV xin việc là yếu tố quyết định xem bạn có gây được ấn tượng đối với nhà tuyển dụng hay không. Một bản CV xin việc đầy đủ sẽ làm tăng thêm cơ hội trúng tuyển cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp của ứng viên.
Thường thì ứng viên sẽ tự tạo CV theo mẫu riêng để thể hiện cá tính của bản thân. Nhưng về cơ bản sẽ gồm những thông tin sau đây:
- Ảnh chân dung: Chọn ảnh vui tươi, rõ mặt (Không nhất thiết phải là ảnh phông nền xanh)
- Vị trí ứng tuyển
- Thông tin cá nhân: họ tên, năm sinh, địa chỉ, điện thoại, email
- Mục tiêu nghề nghiệp: Thể hiện mục tiêu trong công việc của bạn.
- Trình độ học vấn: Điền cấp bậc học cao nhất với thông tin về thời gian học, tên trường, ngành học, xếp loại kết quả tốt nghiệp, điểm GPA.
- Kinh nghiệm làm việc: thông tin về những vị trí công việc đã từng đảm nhận (thời gian, vị trí, công ty, công việc chính, thành tựu)
- Kỹ năng: thông tin về các kỹ năng phục vụ cho công việc như ngoại ngữ, tin học, lập kế hoạch, làm việc nhóm, quản lý thời gian…
- Bằng cấp, chứng chỉ: liệt kê các bằng cấp, chứng chỉ nhận được
- Sở thích: nên đưa vào những sở thích có liên quan đến công việc
- Thông tin tham khảo: địa chỉ trang web, link về các giải thưởng hoặc sản phẩm đạt được hoặc công ty đã từng làm. Bên cạnh đó cung cấp đầy đủ: tên, số điện thoại, địa chỉ, email, vị trí chức vụ của người tham khảo để nhà tuyển dụng kiểm chứng thông tin.
Nhìn chung CV xin việc nên được trình bày ngắn gọn, nếu ra những kinh nghiệm, kỹ năng nổi bật nhất của bản thân có liên quan tới công việc bạn muốn ứng tuyển.
3.5 Hướng dẫn viết hồ sơ xin việc – các giấy tờ khác
Ngoài các thông tin quan trọng ở trên, trong hồ sơ xin việc còn có các giấy tờ như: Giấy khám sức khỏe và các giấy tờ về nhân thân của bạn.
Giấy khám sức khỏe là giấy xác nhận về tình trạng sức khỏe – khả năng lao động của ứng viên. Giấy khám sức khỏe phải có dấu xác nhận của bệnh viện hoặc cơ quan y tế có thẩm quyền cùng con dấu và chữ ký bác sĩ trực tiếp khám. Giấy khám sức khỏe chỉ có hiệu lực trong vòng 6 tháng. Trong bộ hồ sơ xin việc có mẫu giấy khám sức khỏe in sẵn nhưng thường không dùng đến mẫu này mà ứng viên sẽ dùng mẫu giấy khám sức khỏe được cấp bởi cơ quan y tế.
Bằng cấp: Bằng tốt nghiệp THPT, Bằng đại học/cao đẳng, các chứng chỉ nghề, chứng chỉ ngoại ngữ, tin học, bảng điểm, giấy chứng nhận tốt nghiệp trong trường hợp chưa được cấp bằng.
Ngoài ra, trong bộ hồ sơ xin việc, ứng viên cần mang theo bằng cấp, chứng chỉ, bản photo công chứng các giấy tờ cá nhân như chứng minh thư, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu.
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn viết hồ sơ xin việc cho mọi đối tượng. Hy vọng các hướng dẫn trên đây sẽ giúp bạn dễ dàng hoàn thiện bộ hồ sơ xin việc và có sự chuẩn bị tốt nhất cho quá trình tìm kiếm công việc mơ ước.